A metodologia 5S consiste na adoção de cinco passos, à primeira vista bem simples, com o objetivo de embasar o desenvolvimento da qualidade. Os princípios são: 

• Seiri – Senso de utilização

• Seiton – Senso de organização

• Seiso – Senso de limpeza

• Seiketsu – Senso de padronização

• Shitsuke – Senso de disciplina

SEIRI – Senso de Utilização

Tem o senso direcionado para os materiais, ferramentas, equipamentos, dados, etc. com equilíbrio e bom senso. Ela propõe separar o necessário e o útil do desnecessário e do inútil. O destino das coisas que não possuem utilidade também é levado em consideração. Os resultados da aplicação do Senso de Utilização são imediatamente evidenciados.

• Melhor controle de estoques

• Redução de custos

• Facilidade de limpeza e manutenção

• Aumentar a segurança eliminando obstáculos

• Aumentar a quantidade de espaço útil disponível

• Preparação do ambiente para aplicar os demais conceitos do 5S

• Reduzir a chance de distração por itens desnecessários

• Reduza a perda de tempo procurando um item reduzindo o número de itens

• Simplifique a inspeção

• Ganho de espaço

Implementação:

Verifique todos os itens em um local e avalie se a presença deles no local é útil ou não.

Remova itens desnecessários o mais rápido possível. Coloque aqueles que não podem ser removidos imediatamente em uma "área de tags vermelhas", para que sejam fáceis de remover mais tarde.

Mantenha o chão de trabalho livre de materiais, exceto aqueles que estão em uso para a produção.

Manter produtos ou materiais desnecessários eleva os custos de controle de estoques, seguros, higiene, etc. e ainda tem o potencial de atrapalhar diretamente as operações. A ideia é procurar utilizar ao máximo os recursos disponíveis, sem perder de vista o bom senso e o equilíbrio, de forma a evitar desperdícios e carências.

SEITON – Senso de Organização

O senso de organização pode ser interpretado como a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente. Esse senso baseia-se no princípio de que a ordem facilita a localização das ferramentas, materiais e demais itens essenciais para a execução de uma tarefa, já que propõe um excelente sistema de comunicação visual para o acesso a eles. 

Para isto devem-se fixar padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes, entre outros. Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico. Podemos identificar como resultados do senso de organização:

• Economia de tempo

• Fácil de localizar ferramentas

• Redução de pontos inseguros

• Torne o fluxo de trabalho suave e fácil

Entre outras vantagens, o senso “Seiton” proporciona um melhor controle do estoque, diminui os riscos de duplicidade de compra e de acidentes. Outros pontos positivos são a facilidade em se detectar os “ladrões” de tempo e propiciar um layout de trabalho mais adequado.

Implementação:

Organize as estações de trabalho de tal forma que todas as ferramentas / equipamentos estejam próximas, em um local de fácil acesso e em uma ordem lógica adaptada ao trabalho realizado. Coloque os componentes de acordo com seus usos, com os componentes frequentemente usados mais próximos do local de trabalho.

Organize todos os itens necessários para que possam ser facilmente selecionados para uso. Facilite a localização e a coleta de itens necessários.

Atribuir locais fixos para itens. Use rótulos, marcas ou dicas claras para que os itens sejam fáceis de retornar ao local correto e para que seja fácil identificar os itens ausentes.

SEISO – Senso de Limpeza

A tradução mais adequada para a palavra  “Seiso” é limpeza. Este senso define a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos ou desnecessários do ambiente de trabalho. Trata-se de manter o local limpo. O senso de limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o relacionamento pessoal onde se preserva um ambiente de trabalho onde impere a transparência, honestidade, franqueza e o respeito. A aplicação do senso de limpeza traz como resultado:

• Ambiente saudável e agradável

• Redução da possibilidade de acidentes

• Melhor conservação de ferramentas e equipamentos

• Melhoria nas relações interpessoais

• Melhora a eficiência e segurança do processo de produção, reduz o desperdício, evita erros e defeitos.

• Mantenha o local de trabalho seguro e fácil de trabalhar.

• Mantenha o local de trabalho limpo e agradável para trabalhar.

• Quando estiver no lugar, qualquer pessoa que não esteja familiarizada com o ambiente deve ser capaz de detectar problemas em um raio de 15m em 5 segundos.

Direcionado para os materiais, "Seiso" prega a rotina da limpeza e, acima de tudo, não sujar.

Implementação:

Limpe o local de trabalho e o equipamento diariamente ou em outro intervalo de limpeza apropriado (alta frequência).

Inspecione o local de trabalho e o equipamento durante a limpeza.

SEIKETSU – Senso de Padronização e Saúde

Direcionado para as pessoas, o senso de padronização é traduzido na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas, a existência de ruídos, locais perigosos mal sinalizados, a utilização de equipamentos de proteção individuais (EPI´s), as condições ergonômicas, etc, defendendo a manutenção das condições físicas e mentais de trabalho favoráveis e saudáveis para os trabalhadores.

Como abrange também o conceito de saúde, é importante que sejam verificados o estado do ambiente de trabalho, a fim de que sejam identificados problemas que afetam a saúde dos colaboradores como os problemas ergonômicos, de iluminação, ventilação, etc. Este senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S’ (seleção, ordenação e limpeza) de forma que eles não se percam. Podem-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito:

• Fácil localização e identificação de objetos e ferramentas;

• Equilíbrio físico e mental;

• Melhoria das áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc);

• Melhores condições de segurança.

• Estabeleça procedimentos e cronogramas para garantir a repetição das três primeiras práticas de 'S'.

Implementação:

Desenvolver uma estrutura de trabalho que suporte as novas práticas e faça parte da rotina diária.

Garantir que todos saibam suas responsabilidades de realizar a triagem, organização e limpeza.

Use fotos e controles visuais para ajudar a manter tudo como deveria ser.

Revise o status da implementação do 5S regularmente usando listas de verificação de auditoria.

SHITSUKE – Senso de Disciplina ou Autodisciplina

A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento e comprometimento pessoal para com as etapas anteriores, onde a padronização é essencial para a qualidade. Este senso é composto pelos padrões éticos e morais de cada indivíduo. Como pode ser observado, a ferramenta 5S age através da educação dos membros da organização. Sua implantação, se feita corretamente, acarreta uma profunda mudança de comportamento das pessoas que trabalham na empresa. Diante de um ambiente autodisciplinado acerca dos princípios 5S é possível que se tenha:

• Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho

• Daily Agradável trabalho diário

• Melhoria nas relações humanas

• Valorização do ser humano

• Cumprimento de procedimentos operacionais e administrativos

• Assegure-se de que a abordagem 5S seja seguida.

Implementação:

Organize sessões de treinamento.

Realize auditorias regulares para garantir que todos os padrões definidos estejam sendo implementados e seguidos.

Implementar melhorias sempre que possível. Entradas de trabalho podem ser muito valiosas para identificar melhorias.

Quando surgirem problemas, identifique sua causa e implemente as mudanças necessárias para evitar a recorrência.

A convivência com os cinco sensos apresentados leva os indivíduos a compreenderem melhor o seu papel dentro de uma organização e os torna parte da pirâmide dos resultados alcançados, fazendo nascer a consciência de que é preciso ser disciplinado mesmo quando não há cobranças. Por isso, os Programas de Qualidade têm auxiliado as empresas no processo de melhoria contínua dos produtos ou serviços, principalmente através da mudança cultural, a fim de se obter a vantagem competitiva necessária que será colhida a curto, médio e longo prazo.