O que é e como aplicar na sua empresa

Bons gestores devem buscar constantemente maneiras de melhorar sua gestão, seja de uma equipe ou até mesmo do seu próprio negócio. Estas melhorias requerem o uso de metodologias e ferramentas como exemplo, o ciclo PDCA, um método simples, mas altamente eficiente para garantir a execução de tudo que foi planejado.

O Ciclo PDCA é uma metodologia de gestão de quatro passos para implantar melhorias em processos ou produtos, focado na melhoria contínua. Devido seu modelo intuitivo e fácil de aplicar, ele traz reais ganhos para as organizações, pois aumenta as chances de sucesso na execução das tarefas.

O que significa o ciclo PDCA?

O conceito do ciclo PDCA fica fácil de entender quando olhamos para o significado da sua sigla em inglês:

• P (plan, planejar) – Planejar – estabelecer os objetivos e processos necessários para fornecer resultados de acordo com os requisitos e políticas pré-determinados.

• D (do, fazer) – Fazer, executar – implementar as ações necessárias.

• C (check, acompanhar) – Checar, verificar – monitorar e medir os processos e produtos em relação às políticas, aos objetivos e aos requisitos estabelecidos e relatar os resultados.

• A (act, corrigir) – Agir – executar ações para promover continuamente a melhoria dos processos.

O que o ciclo PDCA sugere é que qualquer atividade de gestão ou planejamento estratégico executada na empresa, seja conduzida seguindo essas quatro fases. Vamos entender melhor cada uma.

P (plan, planejar) – Fase de planejamento

Ao iniciar qualquer melhoria em processos ou produtos, planejar as ações deve ser a primeira fase do processo. Esta é a primeira fase do ciclo PDCA, representada pela letra “P”.

Nesta fase, o planejamento começa pela análise do processo.  Várias atividades são realizadas para fazermos uma análise eficaz:

• Levantamento de fatos 

• Levantamento de dados 

• Elaboração do fluxo do processo 

• Identificação dos itens de controle 

• Elaboração de uma análise de causa e efeito 

• Colocação dos dados sobre os itens de controle 

• Análise dos dados 

• Estabelecimento dos objetivos

A partir dessas informações, algumas questões precisam estar muito claras, tanto para os gestores quanto para suas equipes:

• Quais os objetivos deste projeto?

• Quem são os responsáveis por cada tarefa? 

• Como serão realizadas as tarefas? 

• Qual o prazo de início e término de cada tarefa?

Nesta etapa, o gestor deve estabelecer metas e/ou identificar os elementos causadores do problema que impede o alcance das metas esperadas. É preciso analisar os fatores que influenciam este problema, bem como identificar as suas possíveis causas. Ao final, o gestor precisa definir um plano de ação eficiente.

D (do, fazer) – Fase de execução

Só depois de estar claro quem são os responsáveis, o que eles precisam fazer e como, é que se deve dar início a fase de execução das ações, representada pela letra “D” no ciclo PDCA. Aqui é preciso realizar todas as atividades que foram previstas e planejadas dentro do plano de ação.

Esta é a fase onde todas as tarefas são realizadas. Cada membro da equipe já deve ter sido comunicado sobre suas responsabilidades e prazos de entrega de cada atividade. Suas responsabilidades são a realização das tarefas, cumprindo as datas de entrega e atendendo o padrão de qualidade esperado.

C (check, acompanhar) – Acompanhamento

Esta pode ser considerada a fase mais importante do ciclo PDCA, e o que faz este modelo ser tão eficiente.

Após a execução das ações que foram planejadas, os gestores devem se reunir continuamente com suas equipes para a validação de tudo que foi executado.

Nesta fase, o gestor precisa monitorar e avaliar constantemente os resultados obtidos com a execução das atividades. Avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, com objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, confeccionando relatórios específicos, observar se os prazos estão sendo cumpridos, se a qualidade está dentro do esperado e se houve algum desvio sobre o planejamento.

Note que não é necessário aguardar o momento da execução de cada tarefa para realizar esta validação. A frequência das reuniões de acompanhamento pode variar de acordo com cada projeto. Em algumas situações, pequenas reuniões diárias são sugeridas, em outros casos podem ser semanais ou até mensais.

Quanto mais frequente for realizado o acompanhamento, mais rápido poderá ser detectado qualquer desvio sobre a finalização do projeto, facilitando assim as tomadas de decisão da próxima fase do ciclo PDCA.

A (act, corrigir) – Correção dos desvios e revisão das ações

Ao fazer o acompanhamento próximo das tarefas, é comum a identificação de desvios sobre o que foi planejado. Da mesma forma, é natural a detecção de necessidades de melhorias sobre algumas ações.

A última fase do ciclo PDCA trata justamente de ajustes no percurso. Durante o acompanhamento, pode ser necessário retornar ao planejamento e rever alguns prazos, alterar algumas ações ou incluir novas tarefas.

O termo “Ciclo” é utilizado justamente porque o PDCA sugere esta revisão constante de todas as fases. Em um projeto com data de término, o PDCA só é finalizado junto com o projeto. Na gestão de uma empresa ou de uma equipe, sua utilização é contínua, pois novas atividades surgem diariamente.

Ao manter os colaboradores alinhados e realizar o acompanhamento contínuo das ações, o ciclo PDCA confere mais agilidade e qualidade a qualquer ação executada, tanto nas camadas de gestão quanto estratégicas em uma organização.

Ao iniciar seu uso, o ciclo PDCA acaba se tornando uma ferramenta fundamental em qualquer organização que enxergue a qualidade na gestão como alavanca para os resultados.